Hollandske notarers rolle i virksomhedsetablering

Intercompany Solutions har hjulpet iværksættere fra hele verden med etablering af hollandske virksomheder. Da den absolut mest valgte løsning er det hollandske BV, arbejder vi det meste af tiden med notarer. En notar er en person, der stifter din virksomhed, før den kan registreres hos det hollandske handelskammer. I denne artikel vil vi forklare detaljeret, hvorfor du har brug for en notar, hvis du vil etablere et hollandsk BV, hvad en notar rent faktisk laver, og hvordan vores rolle er dannet i hele virksomhedsetableringsprocessen.

Da vi også tager os af forskellige ekstra tjenester for udenlandske iværksættere med en hollandsk virksomhed, har vi et bredt netværk af fremragende notarer, som du kan drage fordel af. Med vores ekspertise vil din hollandske virksomhed være etableret på få hverdage. Dette vil gøre det muligt for dig at starte dine forretningsaktiviteter næsten øjeblikkeligt. Vil du vide mere om, hvad vi kan gøre for dig? Eller ønsker du at modtage et personligt tilbud? Så tøv ikke med at kontakte os via knappen nedenfor.

Sammendrag: Mens mange lande tillader udelukkende digital virksomhedsregistrering, kræver hollandsk lov inddragelse af en notar for alle BV'er for at forhindre svindel og sikre virksomhedsgennemsigtighed. Notaren er ansvarlig for at udarbejde Stiftelsesdokument, verificere identiteten af ​​alle interessenter og sikre virksomhedens Vedtægter overholde hollandsk civilret. Denne proces skaber en "betroet" status for din virksomhed, hvilket er afgørende for at åbne bankkonti og danne partnerskaber inden for EU.

Notaransvar	Hvorfor det betyder noget for dig
Identitetsbekræftelse	Forebygger identitetstyveri og sikrer retsevne
Udarbejdelse af artikler	Opretter "regelbogen" for afstemning, aktier og bestyrelsesmedlemmer
UBO registrering	Overholdelse af EU's love om bekæmpelse af hvidvaskning af penge (AML)
KvK-arkivering	Registrerer formelt virksomheden i handelsregisteret
Juridisk rådgivning	Sikrer dig forståelse for dine pligter og ansvar som direktør

Hvis du kommer fra et andet land for at starte en virksomhed her, kan den hollandske kærlighed til notarer virke lidt usædvanlig i starten. Nogle steder er det mest en administrativ opgave at starte en virksomhed. Du udfylder dybest set en formular online, betaler et gebyr, og så er du klar. I Holland fungerer tingene lidt anderledes, når det kommer til visse virksomhedstyper, såsom det hollandske BV (Besloten Vennootschap), som svarer til et privat aktieselskab. Et BV er en officiel juridisk struktur, da det beskytter dine personlige aktiver, giver mulighed for fleksibel aktiebesiddelse og giver dig en professionel tilstedeværelse på EU-markedet. På grund af dette kræver hollandsk lov, at en notar er involveret i oprettelsen. Notaren stempler ikke bare papirer, men fungerer faktisk som en juridisk sikkerhedsforanstaltning. Deres job er at sikre, at din virksomhed er oprettet korrekt, at alle forstår, hvad de underskriver, og at nationale love vedrørende ejerskab, gennemsigtighed og corporate governance følges.

For udenlandske iværksættere kan denne rolle ofte være forvirrende i starten. Du spørger måske dig selv: "Hvorfor har jeg brug for en notar bare for at starte min virksomhed?". Men efter at have gennemgået processen, sætter de fleste grundlæggere virkelig pris på det. Du får en virksomhed, der er juridisk sund fra dag ét, og som har klare regler om ting som aktier og beslutningstagning. Så i denne artikel vil vi gennemgå, hvad hollandske notarer rent faktisk gør for din BV. Vi vil også dække spørgsmål som, hvorfor loven kræver dem, og hvordan det at arbejde med en notar gør din virksomheds opbygning mere problemfri, sikker og mere tillidsfuld hos institutioner som regeringen, banker og partnere. Hvis du vil gå ud over blot at være registreret og i stedet opbygge en virksomhed med en ordentlig juridisk baggrund, er en notar din guide.

Hvad en hollandsk notar rent faktisk laver

Så en notar har faktisk masser af opgaver. De fleste mennesker kontakter generelt en notar, når de vil købe fast ejendom eller oprette et testamente. Men visse virksomhedstyper kræver også, at der etableres en notar, da disse virksomhedstyper ses som separate enheder. Dette skaber også det begrænsede personlige ansvar, der følger med et BV. Kort sagt er en notars hovedopgave at udarbejde og underskrive den notarielle stiftelsesdokument, som er som den juridiske fødselsattest for dit BV. Dette dokument indeholder to meget vigtige dele:

• Alle detaljer om grundlæggerne og direktørerne
• Vedtægterne, som fastsætter reglerne for, hvordan BV'en fungerer

Notaren kontrollerer altid din identitet og bekræfter derefter, at du rent faktisk har tilladelse til at handle på vegne af eventuelle involverede udenlandske virksomheder, og bekræfter derefter også, at alle strukturelle valg giver juridisk mening. De indsender derefter BV'en til Handelskammeret (KvK) til officiel registrering og sørger for, at din virksomhed modtager et KvK-nummer og en momsregistreringsanmodning, hvor det er nødvendigt. En stor del af en notars arbejde er i bund og grund at forebygge svig. Derudover er hollandske notarer forpligtet til at udføre due diligence-kontroller, herunder at indhente oplysninger, der hjælper med at opnå gennemsigtighed i ejerskabet til UBO-verifikation, kontroller for hvidvaskning af penge og gennemgå den overordnede lovlighed af dine forretningsaktiviteter. Dette beskytter både dig og dine fremtidige kunder, da en hollandsk BV er betroet, fordi en notar har sørget for, at den ikke blev oprettet af lyssky årsager. En anden nyttig rolle for notarer er oversættelse og forklaring. Hvis hollandsk lov eller terminologi føles svær at forstå, kan notaren guide dig gennem alt på engelsk. De ønsker at sikre, at du fuldt ud forstår den virksomhed, du er ved at eje. Denne klarhed hjælper med at undgå fremtidige misforståelser mellem aktionærer eller direktører.

Hvorfor du har brug for en notar for at oprette et hollandsk BV

Så her er det store spørgsmål: hvorfor har man egentlig brug for en notar for at stifte et BV? Det korte svar: Den hollandske regering ønsker, at BV'er tages alvorligt. Et hollandsk BV kan eje aktiver, underskrive kontrakter, ansætte personale og endda rejse investeringer. Og hvis virksomheden går konkurs, opbevarer aktionærerne normalt deres private aktiver sikkert. Det er stærkt. På grund af det siger loven, at et BV skal oprettes gennem en notarial aftale, så der er ingen genveje. Notaren kontrollerer, at alle involverede virkelig forstår, hvad de underskriver. Og dette er ikke bare en underskrift, men samtykke. De verificerer, hvem der ejer hvilke aktier, hvem der træffer beslutninger, og hvordan problemer vil blive løst senere. Tænk på notaren som dommeren, der sørger for, at spillet starter retfærdigt.

Der er dog et par virksomhedstyper, du kan oprette uden en notar. For eksempel en enkeltmandsvirksomhed eller en VOF. De er enklere, men du mister sikkerheden ved begrænset ansvar. De fleste internationale iværksættere ønsker ikke den risiko. Så hvis du vil have fordelene ved en BV, er en notar simpelthen en del af pakken. Men ærligt talt? Det er betryggende at have en juridisk ekspert til at dobbelttjekke alt, før din virksomhed tager fart.

En notar arrangerer også ting som aktiekapital, aktionærstruktur og vedtægter.

Når notaren udarbejder vedtægterne, hjælper de dig dybest set med at skrive din virksomheds regelsæt. Det er ikke et støvet, kedeligt dokument, der ligger i en skuffe for evigt. Det former, hvordan din virksomheds selskabsform rent faktisk fungerer i det virkelige liv. For eksempel:

• Hvordan udstedes nye aktier?
• Hvem kan være direktør, og hvad kan de gøre alene?
• Hvordan stemmer aktionærerne, og hvilken type spørgsmål kræver enstemmig beslutning?
• Kan aktier sælges frit, eller får andre fortrinsret til at købe?

Disse regler får stor betydning senere hen. Forestil dig, at du starter med en betroet partner, men et par år senere ønsker nogen at forlade virksomheden og sælge sine aktier til en fremmed. Hvis vedtægterne ikke beskytter dig, kan den fremmede pludselig sidde ved dit bord og træffe beslutninger om din virksomhed. Notarer hjælper også med at omsætte din forretningsvision til noget solidt: vækstplaner, investormuligheder og endda fleksibilitet til fremtidig ekspansion. De lytter til, hvad du ønsker, og omdanner det derefter til juridisk sprog, der rent faktisk fungerer. Det er lidt ligesom at fortælle en skrædder, hvordan du vil have et jakkesæt til at passe. Notaren klipper og syr virksomheden, så den matcher dine professionelle mål.

Registrering af ultimativ reel ejer (UBO)

Alle hollandske BV'er skal registrere sine ultimative reelle ejere (ofte forkortet til UBO'er). Det lyder måske kompliceret, men det betyder blot: hvem er de personer, der rent faktisk ejer eller kontrollerer din virksomhed bag kulisserne? Regeringen ønsker ikke anonyme virksomheder, hvor man ikke kan se, hvem der har ansvaret. Sådan formår bedrageri og hvidvaskning af penge at holde sig i live. Så under stiftelsesprocessen verificerer og registrerer notaren UBO'erne. Hvis en aktionær ejer 25 % eller mere af aktierne eller har 25 % eller mere stemmerettigheder, skal de registreres som en UBO. Hvis ingen overskrider denne grænse, ser notaren på, hvem der har den reelle indflydelse. Udenlandske iværksættere finder nogle gange dette trin overraskende og kompliceret, eller måske endda unødvendigt. De bekymrer sig om, at ting som deres personoplysninger bliver eksponeret for hele verden. Men i virkeligheden er kun begrænsede oplysninger offentligt synlige på Handelskammerets hjemmeside. De virkelig følsomme oplysninger er stadig skjult i sikre offentlige systemer. 

Banker, skattemyndigheder og visse compliance-erhverv kan konsultere disse systemer, men tilfældige personer på gaden kan ikke gennemgå dine oplysninger. Notarens rolle her er at holde alt konsistent og juridisk korrekt. De undersøger pas, bevis for adresse, virksomhedsdokumenter, hvis et udenlandsk selskab er involveret, og bekræfter ejerskabskæden. Hvis nogen ønsker at skjule ejerskabet, vil notaren stoppe stiftelsen, som de er juridisk forpligtet til at gøre. Vær opmærksom på, at denne gennemsigtighed faktisk også beskytter dig. Når du driver forretning i Holland, kan partnere og banker på denne måde se, at dit BV er legitimt og troværdigt. Det er et stærkt signal, der siger: "Der foregår ikke noget lyssky her, kun ægte iværksætteri." Uden en notar, der koordinerer denne del, ville UBO-registreringsprocessen være meget mere forvirrende. Med dem er det blot endnu et felt, der er krydset af på vejen til at lancere din virksomhed.

Oplysninger, der er særligt relevante for udenlandske stiftere

Her er et stort plus for internationale iværksættere: Du behøver ikke at rejse til Holland for at danne et BV (BV). Notarer har tilpasset sig den globale forretningsverden. I dag sker mange stiftelser eksternt via videoidentifikation, apostillebekræftede dokumenter eller en fuldmagt. For eksempel arbejder vi via fuldmagt, så du ikke behøver at rejse til Holland for at oprette en virksomhed. Det betyder, at du kan sidde hjemme, mens dit BV officielt etableres i Europa. Så hvordan fungerer det præcist? Først vil notaren bekræfte din identitet via en sikker digital platform eller med bekræftede kopier af dit pas. Hvis en virksomhed er aktionær i stedet for en privatperson, skal du give virksomhedsdokumenter (som stiftelsesvedtægter eller et registeruddrag) en apostillebekræftelse. Notaren gennemgår alt, udarbejder notarialdokumentet og enten planlægger en videosignering eller underskriver på dine vegne ved hjælp af en fuldmagt, du har underskrevet tidligere, hvilket faktisk er meget effektivt.

Denne fleksibilitet er især nyttig, når flere stiftere bor i forskellige lande. I stedet for at skulle koordinere internationale rejser og andre komplicerede handlinger, underskriver alle blot digitalt. Således bliver tidszoner den eneste mindre udfordring. Og når BV'en er registreret hos Handelskammeret, kan du straks ansøge om en virksomheds bankkonto og et momsnummer og starte driften, selv før du overhovedet sætter din fod i landet. Notaren fungerer dybest set som din repræsentant i retssystemet. De sørger for, at hollandske regler følges, mens du føler dig komfortabel, uanset hvor du er. Det er en af ​​grundene til, at Holland betragtes som et så venligt sted for grænseoverskridende iværksætteri. Du får en fuldt lovlig EU-virksomhed uden stresset med at booke flyrejser eller navigere i lokale kontorer personligt.

Mulige ændringer i løbet af virksomhedens levetid og hvad notarer kan gøre for dig

Mange udenlandske iværksættere tror, ​​at notarens arbejde slutter i det øjeblik, BV'en er registreret. Skødet er underskrevet, Handelskammeret har udstedt dokumenterne ... arbejdet er gjort, ikke? Ikke helt. En BV er en fleksibel struktur. Den vokser, skifter ejerskab, tilføjer nye direktører og justerer sine regler, og mange af disse ændringer kræver, at notaren tiltræder igen. Tænk på notaren som den officielle 'vogter' af BV'ens struktur. Når den juridiske struktur ændrer sig, sørger de for, at den registreres korrekt. Hvis du for eksempel vil bringe en investor ind, kan du udstede nye aktier. Det kræver en notariel dokumentation. Eller hvis en aktionær ønsker at forlade virksomheden, overfører notaren sine aktier til den nye ejer og registrerer den korrekt. Måske vokser din virksomhed hurtigt, og de oprindelige vedtægter er nu for restriktive: intet problem, notaren kan ændre dem for at give dig mere fleksibilitet. 

Selv noget så ligetil som at udnævne en ny administrerende direktør eller fjerne en skal registreres omhyggeligt. Dette er ikke bureaukrati kun for papirarbejdets skyld. Det beskytter virksomhedens stabilitet og omdømme. Banker, leverandører og forretningspartnere vil gerne vide, at din virksomheds officielle optegnelser stemmer overens med virkeligheden. Hvis der senere opstår en tvist mellem aktionærer, bliver notarens dokumenter en klar registrering af, hvad der skete, og hvornår. Så kort sagt vil din virksomhed udvikle sig, og notaren er der for at sikre, at disse ændringer altid er sikre, lovlige og anerkendte af alle, der har brug for at have tillid til din virksomhed.

Omkostninger, tidsfrister og praktiske forventninger

Det koster selvfølgelig penge at hyre en notar. Men den gode nyhed er, at det er blevet meget mere overkommeligt at starte et BV i Holland i løbet af det seneste årti. Minimumsaktiekapitalen var tidligere €18,000. Nu? Du kan starte med €1, hvis du vil. De fleste omkostninger vedrører nu notarens tid og ekspertise. Priserne varierer afhængigt af kompleksiteten. For et simpelt BV med én aktionær er prisen normalt lavere. Hvis flere udenlandske virksomheder er involveret, eller hvis du ønsker en skræddersyet struktur, kan du forvente lidt mere. Uanset hvad er det en god værdi i forhold til den juridiske beskyttelse og tillid, du får. Timingen er også ret hurtig. Når alle personlige og virksomhedsdokumenter er klar, kan et BV ofte stiftes inden for et par arbejdsdage. 

Fjernidentifikation kan tage lidt tid, men det er langt fra en lang proces. De største forsinkelser opstår, når stiftere venter for længe med at fremlægge papirarbejde, såsom passcanninger eller apostillerede dokumenter. At have alt klar på forhånd fremskynder hele processen. Endnu en forventning: Notarer er grundige. Nogle gange kan de bede dig om dokumenter eller forklaringer, som du finder unødvendige. Men husk, at notarer er ansvarlige for at forhindre bedrageri og sikre overholdelse af hollandsk og EU-lovgivning. Så hvis de stiller spørgsmål, er det for at beskytte dig og legitimiteten af ​​din nye BV. Lidt tålmodighed under formaliteterne rækker langt.

Hvordan Intercompany Solutions kan koordinere hele notarprocessen problemfrit for dig

At få et registreringsnummer er kun en del af at danne et hollandsk BV. Du skal også opbygge en virksomhedsstruktur, der beskytter dig, hjælper dig med at ekspandere og giver dig mulighed for at drive forretning på et seriøst marked. Hollandske notarer er meget vigtige for at få dette til at ske. Fra starten sørger de for, at alt er i orden: dit ejerskab, dine forretningsstandarder og dit juridiske grundlag. De hjælper med at stoppe svindel, træffe beslutninger klarere, sikre gennemsigtighed og omdanne dine ideer til en struktur, som banker og andre kan stole på. Et BV ville ikke være lige så troværdigt eller juridisk sikkert uden notarens hjælp. I denne artikel har du set, hvordan notaren styrer hele processen med at oprette en virksomhed: kontrol af dokumenter, skrivning af notarialdokumentet, udvikling af dine vedtægter, indgivelse af registreringer til KvK og sikring af, at UBO-oplysningerne registreres korrekt. 

Og de forsvinder ikke, efter du har stiftet din virksomhed; det er dem, der hjælper dig, når noget ændrer sig i din virksomhed senere hen. Kommer der nye investorer? Flytter aktier? Kommer eller går direktører? Ændres love for at lade tingene vokse? Notaren sørger for, at disse justeringer er lovlige og officielle. Du kan fokusere på din virksomhed, mens rammerne bag den forbliver stærke. Notaren er ikke et problem for internationale stiftere; de ​​er din lokale allierede. Du behøver ikke at tage til Holland, gå ind i offentlige bygninger eller finde ud af systemet på egen hånd. Du kan oprette det hele fra hvor som helst i verden med fjernverifikation, videosignering, certificerede dokumenter og fuldmagter. Et hollandsk BV kan være tusindvis af kilometer fra dit hjem, men med den rette hjælp vil det ikke føles sådan.

Og det er her, vi kommer ind i billedet. Vi har hjulpet mange virksomhedsejere fra hele verden med hurtigt og korrekt at oprette deres hollandske BV. Vi hjælper med hvert trin i notarproceduren, lige fra at indhente det nødvendige papirarbejde til at planlægge identifikation, forberede aktionæroplysninger, koordinere underskrifter, arrangere oversættelse om nødvendigt og sende alt til handelskammeret. Vores team ved præcis, hvad notarer har brug for, og hvordan de holder tingene kørende problemfrit, så du ikke behøver at håndtere forsinkelser eller en masse papirarbejde. Vi hjælper fortsat med praktiske ting som at ansøge om et momsnummer, skattehjælp og fortsat overholdelse af regler for at holde din virksomhed sund og respekteret, efter at BV'en er oprettet. Du får en hollandsk virksomhedsstruktur, der fungerer, uden stress eller forvirring om loven. Vi hjælper dig hvert skridt på vejen, hvis du er klar til at gøre dine drømme til en faktisk, fungerende virksomhed i Holland. Notaren tager sig af den juridiske side, og vi sørger for, at alt går godt. Du kommer med ideen, og vi hjælper dig med at skabe et solidt hollandsk fundament.

De mange services vi kan tilbyde dig

Intercompany Solutions har hjulpet hundredvis af udenlandske iværksættere fra over 50 forskellige nationaliteter. Vores kunder spænder fra små enkeltmandsvirksomheder til multinationale selskaber og alt derimellem. Vores processer er rettet mod udenlandske iværksættere, og som sådan kender vi de mest praktiske måder at hjælpe med din virksomhedsregistrering. Vi kan hjælpe med hele pakken inden for virksomhedsregistrering i Holland, enten selv eller via betroede og professionelle partnere, som vi arbejder tæt sammen med:

• Virksomhedsvirksomhed i Holland
• Ansøgning om et moms- eller EORI-nummer
• Ansøgning om udenlandske momsnumre
• Opstartshjælp
• Regnskabstjenester
• Administrative tjenester
• Sekretærservice
• Juridisk assistance
• Lønadministration
• Skattetjenester
• OSS-returneringer
• Angivelser af transaktioner inden for EU (ICP)
• Erhvervelse af en artikel 23-licens
• Indhentning af e-herkenning til din virksomhed
• Erhvervelse eller lukning af G-konti
• Overdragelse af aktier
• Hollandske virksomhedslukninger
• Generel forretningsrådgivning

Vi forbedrer konstant vores kvalitetsstandarder for løbende at levere upåklagelig service.

Hvordan Intercompany Solutions kan hjælpe dig med alle skatterelaterede spørgsmål

Vil du gerne oprette et hollandsk BV? Eller vil du gerne udvide din allerede eksisterende udenlandske forretning til Holland, for eksempel via en holdingstruktur? Så er vi altid klar til at hjælpe dig. Vi har hjulpet tusindvis af udlændinge på denne måde, så de kan udvide deres aktiviteter i udlandet og generere mere indkomst og succes på den måde. Vi kan også hjælpe dig med yderligere tjenester, som dem vi allerede har nævnt ovenfor. Vores tjenester er specifikt rettet mod udlændinge, der ønsker at etablere en forretningsmæssig tilstedeværelse her. Ring til os, hvis du vil vide mere om, hvad vi kan tilbyde dig, og de muligheder, der er inden for din rækkevidde.