Registrering, ændring og afregistrering af UBO'er i det hollandske UBO-register

Når du ejer en hollandsk virksomhed, skal du tage højde for, at du officielt skal registrere enhver såkaldt "Ultimate Beneficial Owner(s)" af din virksomhed i det hollandske UBO-register. Disse er generelt direktører og aktionærer, forudsat at de opfylder visse kriterier. Intercompany Solutions har tilegnet sig mange års erfaring med etablering af hollandske virksomheder for udenlandske iværksættere og mange andre relaterede forhold, såsom finansielle, juridiske og administrative tjenester. Disse tjenester kan hjælpe dig med at opnå væsentlig succes og samtidig overholde hollandske love og regler.

Som sådan kan vi også hjælpe dig med eventuelle yderligere opgaver, du måtte støde på på din vej til hollandsk virksomhedsetablering. Registrering, ændring eller afregistrering af UBO'er er også en del af vores servicerepertoire. Vi er overbevist om, at enhver form for virksomhedsudvidelse skal udføres på en korrekt og rentabel måde. Derfor sigter vi konsekvent på at hjælpe udenlandske iværksættere med at etablere deres tilstedeværelse i Holland på en stabil og rentabel måde. Hvis du nogensinde kunne tænke dig at vide mere om, hvad vi laver, er du velkommen til at spørge os om uforpligtende professionel rådgivning. 

Hvorfor skal UBO'er være registreret i Holland?

UBO-registret har været aktivt siden den 27^th marts 2022. Registrering af Ultimate Beneficial Owners (UBO'er) i Holland er afgørende for at forbedre gennemsigtighed og ansvarlighed i forretningsaktiviteter. Dette skyldes det faktum, at alle vigtige personer, der enten driver en virksomhed eller er en væsentlig interessent i en virksomhed, holdes ansvarlige for enhver handling, der udføres gennem virksomheden. I en enklere formulering: Det er lettere at holde magthaverne ansvarlige for deres gerninger på denne måde. Denne foranstaltning er i overensstemmelse med EU's regler, specifikt EU's direktiver om bekæmpelse af hvidvaskning af penge (AMLD'er), og tjener flere kritiske formål, som vi vil liste nedenfor. 

1. Bekæmpelse af økonomisk kriminalitet

UBO-registret hjælper til at begynde med med at bekæmpe hvidvaskning af penge. Ved at identificere de personer, der i sidste ende drager fordel af finansielle transaktioner eller forretningsaktiviteter, kan UBO-registret nøje overvåge, hvad enkeltpersoner gør præcist via virksomhedens midler. Derudover er UBO-registret aktivt imod terrorfinansiering, ved at øge gennemsigtigheden for at forhindre misbrug af finansielle systemer til kriminelle formål. Derudover bekæmper registret passivt skatteunddragelse og -svig. Det sker ved at give myndighederne et klart billede af ejerskabsstrukturer for at mindske ulovlige aktiviteter.

2. Fremme af gennemsigtighed

UBO-registret afslører personerne bag virksomheder, partnerskaber, fonde og andre juridiske enheder, hvilket reducerer muligheden for at bruge komplekse ejerskabsstrukturer til at skjule ulovlige aktiviteter. Det giver offentligheden, journalister og andre virksomheder adgang til visse UBO-oplysninger, hvilket skaber tillid og tillid til forretningsmiljøet. På denne måde ved du med det samme, hvem du handler med, om deres track record er ren, og om du overhovedet bør anstifte nogen form for potentielt partnerskab uden at sætte din nuværende forretning i fare.

3. Opfyldelse af EU-krav

UBO-registret er påbudt af EU som en del af dets bredere rammer for bekæmpelse af hvidvaskning af penge. Overholdelse sikrer, at Holland opfylder sine forpligtelser som EU-medlemsstat, og undgår sanktioner eller omdømmerisici. Så hvis du har nogle ambitioner, der involverer at etablere en virksomhed i Holland, der kan blive involveret i kriminel aktivitet, bør du advares. Registret har aktivt til formål at eliminere enhver virksomhed eller interessent, der ønsker at sætte andre ud af drift med ulovlige, uretfærdige eller på anden måde uhyggelige midler. EU har sit europæiske indre marked, hvor varer og tjenesteydelser handles frit. Og sådan vil EU gerne beholde det. 

4. Facilitering af due diligence for virksomheder

Due diligence er en meget vigtig del af at drive forretning på troværdige måder. Due diligence betyder grundlæggende, at du undersøger potentielle forretningspartnere, kunder og investorer. At træffe et forkert valg i begge retninger kan potentielt implicere dig i besværlige affærer, så det er bedst at sikre dig, at du ved, hvem du har med at gøre. Finansielle institutioner, juridiske fagfolk og andre enheder kan få adgang til UBO-registret for at opfylde Know Your Customer (KYC) og due diligence-krav. Denne proces sikrer, at virksomheder er opmærksomme på de enheder og individer, de samarbejder med, hvilket reducerer eksponeringen for finansielle og juridiske risici.

5. Styrkelse af fair konkurrence

Fair konkurrence er grundlaget for et retfærdigt og lige kapitalistisk samfund. Kapitalisme handler ikke kun om at tjene penge; tværtimod. Det faktum, at nogle individer tilskynder til noget nyt, skaber nye forretnings- og beskæftigelsesmuligheder øjeblikkeligt, hvilket potentielt kan få samfund til at trives. Gennemsigtighed om ejerskab og kontrol afskrækker uetisk forretningspraksis og skaber lige vilkår for ærlige virksomheder. For når nogen gør noget ulovligt, bliver det registreret, på grund af at man kan kende enhver virksomheds UBO'er.

Nøgledetaljer i UBO-registret

Det hollandske UBO-register (Ultimate Beneficial Owner) er et system designet til at øge gennemsigtigheden om de personer, der i sidste ende ejer eller kontrollerer virksomheder og andre juridiske enheder i Holland. Det er en del af EU's direktiver om bekæmpelse af hvidvaskning af penge og har til formål at bekæmpe økonomisk kriminalitet såsom hvidvaskning af penge og finansiering af terrorisme. Vi har allerede diskuteret dette kort ovenfor, men det er altid værd at nævne, at UBO-registret sigter mod ligeværdigt og ærligt iværksætteri. Det er også en måde at undgå for store monopoler, som øjeblikkeligt kan udslette små (men ikke desto mindre rentable og ærlige) virksomheder. Så lad os komme i gang.

Hvem kvalificerer sig som en UBO?

Så efter al denne snak om UBO-registret, de faldgruber og gevinster, der kommer ved at være en UBO, undrer du dig sikkert over, hvad en UBO egentlig er. Så en UBO er en person, der ejer eller kontrollerer mere end 25 % af en virksomhed eller juridisk enhed, enten gennem ejerskabsrettigheder eller stemmerettigheder. Så hvis du ejer eller kontrollerer mere end 25 % af en virksomhed, er du officielt en UBO. Ikke desto mindre er der nogle foreslåede opdateringer, der sigter mod at inkludere personer med præcis 25 % ejerskab eller stemmerettigheder, hvilket udvider definitionen for at øge dækningen. Så det er ikke over 25% længere, men op til 25% for ikke at være en UBO. Bemærk, at det kan virke som en kraftfuld ting at være en UBO, men der er nogle ansvarsområder, når man kvalificerer sig som en UBO. For eksempel er der nogle registreringskrav. 

Registreringskrav og implikationer i tilfælde af manglende overholdelse

Så virksomheder og juridiske enheder skal registrere detaljerne om deres UBO'er i det hollandske handelskammers UBO-register. Dette omfatter identificerende oplysninger om UBO'en, såsom navn, fødselsdato og arten af ​​deres ejerskab eller kontrol. Når man ikke gør dette, kan det få alvorlige konsekvenser. Vigtigheden af ​​at vide, hvem der ejer størstedelen af ​​en virksomhed, ligger i den måde, denne person driver forretning på. Hvis det er lovligt udført og administreret, er der ikke noget problem overhovedet. Men hvis en UBO krydser nogle juridiske grænser, kan de stå over for overholdelsesproblemer og efterfølgende sanktioner. Hvilket i Holland svarer til administrative sanktioner, for det første. Du kan få en bøde, der svarer til en administrativ bøde på op til €21,750. Der er også yderligere sanktioner for manglende overholdelse, såsom et påbud om at overholde under trussel om yderligere bøder.

Ved siden af ​​administrative bøder er der også strafferetlige sanktioner. Det skyldes, at misligholdelse kan betragtes som en økonomisk lovovertrædelse efter lov om økonomisk overtrædelse. Potentielle konsekvenser af at overtræde denne lov omfatter bøder, samfundstjeneste eller endda fængsel i alvorlige tilfælde, især hvis der gives falske oplysninger under registreringen. Myndigheder overvåger aktivt overholdelse for at sikre gennemsigtighed og for at forhindre misbrug af virksomhedsstrukturer til ulovlige aktiviteter såsom hvidvaskning af penge eller skatteunddragelse.

Aktuelle overholdelsestal

I marts 2024 havde omkring 80 % af juridiske enheder i Holland opfyldt registreringskravet. Som vi diskuterede før, kan manglende overholdelse resultere i bøder eller andre sanktioner. På en sidenote blev adgangen til UBO-registret midlertidigt begrænset på grund af bekymringer om privatlivets fred efter en EU-domstolsafgørelse. Visse enheder som banker, notarer og forsikringsselskaber har dog genvundet adgang i midten af ​​2024, hvilket gør dem i stand til effektivt at opfylde due diligence-forpligtelserne. Endvidere vil virksomheder fra juni 2024 kunne få certificerede udtræk fra UBO-registret for at påvise overholdelse af Know Your Customer-kravene (KYC). UBO-registret er på linje med internationale bestræbelser på at forbedre virksomhedernes gennemsigtighed og reducere økonomisk kriminalitet. Selvom det er effektivt til at fremme ansvarlighed, har det stået over for udfordringer, især omkring balancering af gennemsigtighed og privatlivsproblemer. Dette er stadig et igangværende problem, som dog bør løses inden for en relativt kort tidsramme.

Enheder, der skal registrere en UBO

Det er meget vigtigt at vide, hvilken type enhed der skal registrere en UBO. I alle tilfælde involverer dette en enhed, der er involveret i forretning. Dette involverer blandt andet:

• Virksomheder (BV'er, NV'er og mere)
• Fonde og foreninger
• Partnerskaber (generelle, begrænset eller professionelle)

Undtagelser gælder for enkeltmandsvirksomheder, børsnoterede virksomheder og visse foreninger uden fuld retsevne. Når du har registreret en UBO, skal du huske på, at nogle data, såsom navne og ejerskabsprocenter, er offentligt tilgængelige for at fremme gennemsigtighed. Ikke alle data offentliggøres dog. Visse private oplysninger, såsom bopælsadresser, er kun tilgængelige for autoriserede enheder som notarer og finansielle institutioner. For detaljeret vejledning leverer det hollandske handelskammer officiel dokumentation og supportværktøjer til UBO-registrering. Du kan også henvise til rådgivningstjenester fra virksomheder som f.eks Intercompany Solutions, der har erfaring med virksomhedsoverholdelse.

Registrering af UBO'er i registret

Er der personer, der er ultimative reelle ejere i din organisation, men som endnu ikke er opført som UBO'er i UBO-registret? Så er det her, du registrerer disse personer. Registrering af en Ultimate Beneficial Owner (UBO) i Holland involverer indsendelse af specifikke oplysninger om de personer, der i sidste ende ejer eller kontrollerer en virksomhed eller en anden juridisk enhed. Denne proces sikrer overholdelse af reglerne mod hvidvaskning af penge og øger virksomhedens gennemsigtighed. Nedenfor er en detaljeret oversigt over trinene og kravene til UBO-registrering. Husk: det er sådan, startups og ejere af små virksomheder er beskyttet.

Trin til UBO-registrering

For at afgøre, hvem der er UBO'er i din virksomhed, forklarer den hollandske regering tydeligt, hvordan man identificerer de personer, der kvalificerer sig som UBO'er. Disse kan defineres som dem, der:

• Ejer direkte eller indirekte mere end 25 % af aktierne eller stemmerettighederne
• Udøv kontrol gennem andre midler, såsom aftaler eller indflydelse

For at registrere en UBO for din virksomhed er der nogle grundlæggende trin, du skal tage. Vi vil skitsere disse trin nedenfor.

1. Indsaml nødvendige oplysninger:

Følgende oplysninger om UBO'erne skal angives:

• Fulde navn
• Fødselsdato og nationalitet
• Bopælsadresse (som ikke vil blive gjort offentligt tilgængelig)
• Arten og omfanget af ejerskab eller kontrol, udtrykt i procenter
• Dokumentation til støtte for oplysningerne, såsom aktionæraftaler og en gyldig form for ID

2. Indsend oplysningerne til det hollandske handelskammer (KvK)

• Tilmelding sker gennem KvK, enten online eller ved personligt fremmøde, eller ved hjælp af en specialiseret virksomhed som f.eks. Intercompany Solutions. 
• Virksomheder skal udfylde UBO-registreringsformularen fra KvK

3. Verifikation af det hollandske handelskammer (KvK)

Når du har gjort alt dette, verificerer det hollandske handelskammer oplysningerne, før du opdaterer UBO-registret. Visse felter, såsom omfanget af ejerskab, er offentlige, mens private detaljer forbliver begrænsede.

4. Vedligehold og opdater de angivne oplysninger

Virksomheder er ansvarlige for at holde UBO-oplysninger opdateret. Eventuelle ændringer i ejerskab eller kontrol skal rapporteres omgående og korrekt. 

Ændring af UBO'er i registreringsdatabasen

Udover at registrere UBO'er kan du også indberette ændringer i UBO-registret. Det kan være ændringer, der for eksempel medfører den interesse, UBO'er har i din organisation, og muligheden for at afskærme UBO'ers persondata. Ændring af Ultimate Beneficial Owners (UBO'er), der er registreret for en hollandsk enhed, indebærer opdatering af oplysningerne i UBO-registret, der vedligeholdes af KvK. Dette er vigtigt, når der er en ændring i ejerskab, kontrol eller strukturen i enheden. Vi vil skitsere trinene og de vigtigste overvejelser for opdatering af UBO-detaljer nedenfor.

1. Identificer ændringerne i din virksomhed

Den vigtigste del er klart at bestemme, hvilke ændringer der vil ske. Er der en ny UBO, der skal registreres? Så sker dette via den sædvanlige tilmeldingsprocedure. Men der kan være andre ændringer, såsom ændringer i antallet af interessenter eller procentdelen af ​​deres interessenter. Du kan også bestemme, hvilke personer der ikke længere er UBO'er og identificere de nye UBO'er baseret på ejerskab eller kontrol, der overstiger tærsklen på 25 %.

2. Indsaml nødvendig dokumentation

Du skal derefter udarbejde dokumentation, der vil bevise ændringen, såsom opdaterede aktionæraftaler, bestyrelsesmødeprotokoller eller anden juridisk dokumentation, der bekræfter den nye struktur. Der er i øvrigt forskel på offentlige og private data. Alle opdaterede offentlige data, såsom navn og omfang af ejerskab, vil være tilgængelige for offentligheden. Men private data, ligesom boligadresser, forbliver fortrolige og er kun tilgængelige for autoriserede enheder.

3. Giv besked til KvK

Når du har indsamlet al nødvendig dokumentation, skal du indsende de opdaterede UBO-oplysninger til KvK. Dette kan typisk gøres online eller personligt eller via en betroet partner i Holland, når du er en udenlandsk iværksætter, og de nødvendige handlinger er for komplicerede for dig. Du skal medtage de samme detaljer som krævet under den indledende registrering, som består af navn, fødselsdato og nationalitet for UBO'en og arten af ​​ejerskab og kontrol.

4. Indsend ændringsanmodningen

Du eller den virksomhed, du har hyret til at tage sig af sådanne sager, skal bruge KvK's specifikke formularer til UBO-opdateringer. Sørg for, at oplysningerne er nøjagtige og fuldstændige for at undgå forsinkelser i behandlingen. Ønsker du at ændre en udenlandsk privatadresse på en UBO til en hollandsk privatadresse eller til en anden udenlandsk adresse? Du skal så bruge blanket 18: Tillæg til andet handelsregister til dette. Under verifikationsprocessen vil KvK gennemgå de indsendte ændringer. Når alt er godkendt, vil UBO-registret vise de opdaterede oplysninger. Sørg altid for, at du overholder hollandske love vedrørende UBO'er. Det betyder, at du skal sikre løbende overvågning og rettidig rapportering af fremtidige ændringer for at undgå bøder. 

Bemærk også, at ændringer af UBO-data skal rapporteres i en UBO-erklæring inden for 7 dage efter, at de er blevet gyldige. Rettidig rapportering er afgørende. Ændringer skal meddeles, så snart de sker. Som allerede diskuteret ovenfor, kan virksomheder, der undlader at rapportere ændringer, risikere bøder, administrative sanktioner eller skade på omdømme. For mere information eller support giver det hollandske handelskammers hjemmeside detaljerede vejledninger og kontaktmuligheder. Professionelle rådgivere, f.eks Intercompany Solutions, kan hjælpe med komplekse UBO-ændringer eller overholdelsesproblemer

Afregistrering af UBO'er

Du kan også afmelde personer i UBO-registret, når de ikke længere anses for at være en UBO. Hvis en person ikke længere er UBO, skal du også indberette dette inden for 7 dage i en UBO-opgørelse. Ved afmelding af UBO'er skal du være opmærksom på, om du skal registrere andre UBO'er i UBO-registret. For at afmelde en UBO i Holland skal du følge proceduren for opdatering eller fjernelse af UBO-oplysninger i KvK's UBO-register. Afregistrering sker, når nogen ikke længere kvalificerer sig som en UBO, såsom når de sælger deres aktier, overfører deres stemmerettigheder eller trækker sig fra en kontrollerende position. Nedenfor har vi listet trinene og nøgledetaljerne i UBO-afmeldingsprocessen for din bekvemmelighed.

1. Bekræft ændringerne

Det første, du skal gøre, er at sikre, at personen ikke længere opfylder UBO-kriterierne, som svarer til det tidligere nævnte ejerskab eller kontrol på mere end 25%. Hvis en aktionær for eksempel forlader virksomheden, eller de sælger nogle af deres aktier og ikke længere opfylder kriterierne.

2. Giv besked til KvK

Når du ved, hvem du skal afmelde som UBO, skal du indgive en anmodning til KvK om at fjerne personens oplysninger fra UBO-registret. Dette kan typisk gøres online eller personligt, eller af en kvalificeret tredjepart, der kan hjælpe dig med dette. Du skal altid bruge UBO-opdaterings- eller fjernelsesformularen, som udleveres af KvK.

3. Angiv den nødvendige dokumentation

Du skal derefter indsamle alle nødvendige støttedokumenter, såsom opdaterede aktionæraftaler, overdragelsesskøder eller virksomhedsbeslutninger. Du skal indsende bevis for ændringen, f.eks. dokumenter, der beviser overdragelse af aktier eller andre ændringer i virksomhedens struktur, for at afregistreringsprocessen kan afsluttes.

4. Bekræftelse af afmelding

Når handelskammeret har verificeret oplysningerne, opdaterer det UBO-registret og fjerner den enkeltes oplysninger. Bemærk venligst, at du også skal rapportere sådanne ændringer omgående for at forblive i overensstemmelse med loven, som med UBO-registrerings- og ændringsprocesserne. Udover det skal en virksomhed også opdatere sine interne registre og underrette relevante interessenter, såsom banker, hvis det er nødvendigt. For så vidt angår privatlivets fred vil afregistrerede UBO'er ikke længere have nogen data synlige i det offentlige register. Historiske optegnelser kan dog forblive tilgængelige for autoriserede enheder til due diligence-formål. Manglende afregistrering af personer, der ikke længere er UBO'er, kan resultere i bøder eller bøder, da det kan give en unøjagtig fremstilling af virksomhedens ejerskabs- og kontrolstruktur. For detaljeret vejledning, det hollandske handelskammers hjemmeside og juridiske rådgivningsfirmaer som f.eks Intercompany Solutions kan give specifikke instruktioner og formularer, der er nødvendige for afmelding

Udfordringer og bekymringer

Mens UBO-registret har betydelige fordele, har det rejst bekymringer om privatlivets fred og datasikkerhed. Nogle UBO-oplysninger er offentlige, hvilket har ført til debatter om at balancere gennemsigtighed med individuelle privatlivsrettigheder. Systemet er blevet justeret for at imødekomme disse bekymringer, såsom at begrænse offentlig adgang til visse følsomme data. For mere information om begrundelsen og funktionen af ​​UBO-registret giver ressourcer såsom det hollandske handelskammer (KvK) og EU-retlige rammer yderligere indsigt. selvfølgelig, Intercompany Solutions kan også hjælpe dig med alle forhold vedrørende UBO-registrering, afmelding og ændringer i din virksomhed.

Kunne du tænke dig at etablere en hollandsk virksomhed? Sørg også for at registrere alle UBO'er

Intercompany Solutions er specialiseret i hollandsk virksomhedsetablering, men vi kan tilbyde dig en meget bredere vifte af tjenester end blot det. Udover at inkorporere og registrere et firma i Holland for dig, kan vi også hjælpe med mange ekstra opgaver såsom at ansøge om tilladelse, få visum og en række administrative opgaver såsom din selvangivelse og hjælpe med juridiske spørgsmål. Registrering, ændring og afregistrering af UBO'er er heller ikke noget problem for os at håndtere. Når du beslutter dig for at oprette et hollandsk firma, vil vi bede dig om nogle standarddokumenter, der inkluderer en gyldig form for identifikation, dit fulde navn og fødselsdato, det foretrukne navn på virksomheden og den hollandske virksomhedsregistreringsadresse. Med disse dokumenter kan vi gå til en notar og etablere din virksomhed, men vi kan også direkte arrangere mange andre vigtige ting, såsom at åbne en hollandsk bankkonto og sikre, at du er korrekt opført som en UBO i det hollandske register. 

De tjenester, vi kan tilbyde dig

Intercompany Solutions har hjulpet hundredvis af udenlandske iværksættere fra over 50 forskellige nationaliteter. Vores kunder spænder fra små en-mands startups til multinationale selskaber og alt derimellem. Vores processer er rettet mod udenlandske iværksættere, og som sådan kender vi de mest praktiske måder at hjælpe med din virksomhedsregistrering. Vi kan hjælpe med hele pakken af ​​virksomhedsregistrering i Holland:

• Virksomhedsvirksomhed i Holland
• Åbning af en lokal bankkonto
• Ansøgning om moms eller EORI-nummer
• Ansøgning om forskellige tilladelser
• Ansøgning om visum eller opstartstilladelse
• Opstartshjælp
• Finansielle tjenesteydelser
• Administrative tjenester
• Sekretærservice
• Juridisk assistance
• Skat og finansielle tjenesteydelser
• Medier
• Generel forretningsrådgivning

Vi forbedrer konstant vores kvalitetsstandarder for løbende at levere upåklagelig service. 

Skal du tilmelde, ændre eller afmelde en UBO? Intercompany Solutions kan hjælpe dig

Intercompany Solutions har hjulpet tusindvis af udenlandske iværksættere fra alle mulige områder og lande med etableringen af ​​en hollandsk virksomhed. Vi ved, som ingen andre, hvordan vi håndterer inkorporeringsprocessen hurtigt og korrekt. Da vi har været aktive inden for dette arbejdsområde i mange år, har vi også opbygget et omfattende netværk af fagfolk, som kan hjælpe os når som helst med ethvert spørgsmål eller forespørgsel, du måtte have. Dette betyder også, at vi kan tilbyde en af ​​de hurtigste hollandske virksomhedsregistreringsprocedurer, der er tilgængelige i øjeblikket. Hvis du har alle de nødvendige dokumenter ved hånden og kan sende disse til os, bør hele processen ikke tage mere end blot et par hverdage. I de fleste tilfælde tager det 1-3 dage, og du er klar til at begynde at handle med det samme.

Vi arbejder efter faste takster, som vi naturligvis vil drøfte med dig, inden vi begynder at arbejde for dig. Du kan allerede oprette en hollandsk virksomhed for €1499 all-in, hvilket betyder, at der ikke er nogen skjulte gebyrer overhovedet. Et andet plus er, at processen kan afsluttes helt på afstand, hvis du kan give os en fuldmagt. Dette sparer dig for en masse tid og penge, da du ikke behøver at rejse fysisk til Holland for at etablere din nye virksomhed. Hvis du gerne vil vide mere om vores tjenester, er du velkommen til at gennemse vores hjemmeside for mere detaljeret information. Du kan også altid kontakte os direkte, så hjælper vi dig derfra.