Den skattemæssige tilbageholdelsespligt i henhold til hollandsk lov

Opdateret 26. juni 2023

Når du starter en hollandsk virksomhed, skal du overholde alle hollandske love, der regulerer forretningsmiljøet. En af sådanne love er den såkaldte skattemæssige tilbageholdelsespligt. Dette fortæller dig i bund og grund, at du skal arkivere din virksomhedsadministration i et vist antal år. Hvorfor? Fordi dette giver de hollandske skattemyndigheder mulighed for at kontrollere din administration, når de finder det passende. Skattetilbageholdelsespligten er en juridisk forpligtelse, der gælder for alle iværksættere i Holland. Hvis du er vant til at arbejde med temmelig gamle filer og måder at arkivere din administration på, kan dette vise sig at være noget af en udfordring. Der er endda en god chance for, at du uden at vide det ikke overholder opbevaringspligten.

I det væsentlige siger den skattemæssige tilbageholdelsespligt, at alle iværksættere i Holland er juridisk forpligtet til at beholde administrationen af ​​deres virksomhed i syv år. Bemærk venligst, at for nogle dokumenter gælder opbevaringsperioden på syv år, men for andre ti år. Dokumenterne skal også opbevares på en måde, der gør det muligt for inspektører fra de hollandske skattemyndigheder nemt at kontrollere administrationen inden for et rimeligt tidsrum. I denne artikel vil vi skitsere, hvad den skattemæssige tilbageholdelsespligt betyder for din virksomhed, hvordan du kan overholde den, og hvilke faldgruber du skal være opmærksom på.

Oplysninger om den skattemæssige tilbageholdelsespligt

Som vi allerede har forklaret ovenfor, har alle hollandske virksomhedsejere den juridiske forpligtelse til at tilbyde de hollandske skattemyndigheder muligheden for at kontrollere administrationen for op til syv år siden. Det gælder basisdata om dit økonomiske forbrug og indtjening, såsom hovedbog, din lageradministration, tilgodehavender og kreditorer, indkøbs- og salgsadministration samt lønadministration. Så alle de penge, der går ud og ind i løbet af et bestemt regnskabsår, som løber fra den 1^st januar til den 31^st af december. Du skal huske på, at det betyder, at hver enkelt hollandsk iværksætter skal kunne vise alle data fra de seneste syv (eller ti) år under en stikprøvekontrol af skattemyndighederne. Tilfældig betyder, at de kan komme forbi uanmeldt, så du skal generelt altid være forberedt.

Der er mange mulige årsager til, at en kontrol finder sted, selvom det nogle gange bare sker som en generel revision. Skattemyndighederne kan simpelthen beslutte, at du har brug for et periodisk tjek, for at sikre dig, at du gør alt lovligt og har din administration opdateret. Disse kontroller sker tilfældigt, men ikke særlig ofte. I andre tilfælde er der mest en klar grund til, at skattevæsenet beslutter sig for at tjekke op på dig. For eksempel har du indsendt indberetninger, som skattemyndighederne finder mistænkelige. Eller du kunne tænke på en undersøgelse, som skatteinspektøren udfører hos en af ​​dine leverandører, eller en samarbejdspartner eller anden involveret tredjepart. Inspektøren beder så om adgang til din administration, og ser om han kan opdage fejl eller uregelmæssigheder. Det er derfor, bogholdere og revisorer ofte gør deres kunder opmærksom på, at det er meget vigtigt at drive en veltilrettelagt og kortfattet administration.

Ikke bare fordi skattevæsenet kan komme og dykke ned i din administration, men på grund af andre fordele specifikt for dig og din virksomhed. Hvis du driver en solid administration, så giver det dig indsigt i dine økonomiske tal. Du kan lidt se det parallelt med en husstandsbog: du overvåger alle penge, der kommer ind og ud. Det betyder, at du ved præcis, hvor der er problemer, for eksempel når du bruger mere på aktiver, end du rent faktisk tjener i overskud. På trods af at chancen måske ikke er stor for, at en kontrollør banker på din dør, er det alligevel klogt at have styr på administrationen. For iværksættere er regnskab også en pålidelig kilde til tal til at træffe informerede beslutninger. Det betyder, at det er nemmere at beslutte, hvornår man skal investere i noget nyt, i modsætning til at investere mindre og tjene flere penge i en periode i stedet. Det giver dig et samlet overblik over lønsomheden i din virksomhed, hvilket er meget vigtigt, hvis du vil opnå ægte succes.

Hvornår anvender du opbevaringspligten på 10 år?

Som vi kort nævnte ovenfor, er den normale opbevaringsperiode 7 år. I nogle tilfælde vil iværksættere skulle opbevare information og data i nogle år længere, nemlig 10 år. En af de situationer, hvor denne længerevarende opbevaringspligt gælder, er når du ejer eller lejer en kontorbygning eller anden form for erhvervslokale. Oplysningerne om fast ejendom er omfattet af en opbevaringspligt på ti år, så hvis du ejer nogen form for ejendom via din virksomhed, er du underlagt den længere opbevaringsperiode. Det samme gør sig gældende, når din virksomhed leverer eller er involveret i at levere radio- og tv-udsendelsestjenester, elektroniske tjenester og/eller teletjenester og også har valgt den såkaldte OSS-ordning (One-Stop-Shop). Husk på, at det faktisk er fuldt ud muligt at lave aftaler med skattemyndighederne om visse regler eller ordninger, som f.eks.

• Hvor detaljeret administrationen skal være
• Måden, hvorpå journalerne føres
• Bevarelse af andre data end de grundlæggende data i en kortere periode

Opbevar og opdater også, hvis det er relevant, tidsregistreringen for "basisdata" for det årlige fradrag for iværksætterskat. Dette gælder også for at holde en god kilometerregistrering. Du bør beholde en for at bruge din private bil til erhvervslivet, eller omvendt: når du kun bruger din erhvervsbil til forretning og aldrig privat.

Hvem skal egentlig føre en administration?

Et af de første spørgsmål, du kan stille, er, hvem der er forpligtet til at holde en administration i mindst 7 år? I virkeligheden er hver enkelt virksomhedsejer forpligtet til at gøre det. Det er lige meget, hvor stor eller lille din virksomhed er: forpligtelsen påhviler enhver hollandsk iværksætter. Du skal ikke kun føre en administration, men administrationen skal også holdes på en måde, så skattevæsenet kan kontrollere den. Så der er nogle regler og forskrifter involveret, hvilket betyder, at din administration skal være korrekt i henhold til hollandsk lov. Du har brug for denne administration for korrekt at indsende en momsangivelse og angivelse af intra-fællesskabsleverancer (ICP), men også for at kunne drive din virksomhed ordentligt. Generelt betyder det, at du skal beholde alle de originale dokumenter, så du vil kunne vise dem til skatteinspektøren, når han/hun foretager en kontrol.

Hvem er fritaget for at føre fuldstændig momsregistrering?

Der er nogle iværksættere, som ikke behøver at føre fuldstændige momsregistre:

• Iværksættere, der kun leverer momsfritagne varer eller tjenesteydelser
• Juridiske enheder, der ikke er iværksættere, men som dog har et momsregistreringsnummer

Yderligere administrative forpligtelser

Ejer du en virksomhed, der handler med marginvarer? Så gælder yderligere administrative forpligtelser for dig. Hvad er marginvarer? Marginvarer er generelt brugte (brugte) varer, som du har købt uden at betale moms. Under visse betingelser kan følgende varer også betragtes som marginvarer:

• Kunst
• Antikviteter
• Samlerobjekter, som du køber eller importerer med moms.

Hvad falder ind under kategorien brugte varer?

Brugte varer er alle varer, som du kan bruge igen, uanset om det er efter reparation eller ej. Vær opmærksom på, at alle varer, du køber af en privatperson, altid er brugte varer, også selvom de aldrig har været brugt. Brugte varer omfatter også varer, der er opdrættet i egen regi eller som for heste. Når du handler med marginvarer, skal du føre optegnelser. Dette skyldes, at handel med handelsvarer er underlagt generelle administrative forpligtelser. Ud over dette gælder andre regler for din administration af marginvarer. Køb og salg af marginvarer skal naturligvis opbevares i dit regnskab. For disse varer er der to forskellige metoder til at opnå dette:

• Du beregner momsen per enkelt vare, og holder styr på køb og salg per vare i din administration. Skattemyndighederne kalder dette den individuelle metode.
• Du beregner momsen af ​​den samlede overskudsgrad i en angivelsesperiode. Det kalder vi globaliseringsmetoden.

Begge metoder er underlagt yderligere administrative forpligtelser. Så hvilken metode bruger du? Dette spørgsmål kan besvares ved at sige, at det afhænger af typen af ​​varer, hvilken metode du må bruge. Globaliseringsmetoden er obligatorisk for følgende varer:

• Transportmidler, såsom biler, motorcykler, cykler, knallerter og campingvogne
• Tøj
• Møbler
• Bøger og blade
• Foto-, film- og videoudstyr
• Videobånd, DVD'er, musikkassetter, CD'er, LP'er mv.
• Musikinstrumenter
• Husholdningsapparater
• Elektriske apparater
• Kjæledyr
• Kunst, antikviteter og samleobjekter (under visse betingelser, som tidligere nævnt)

Globaliseringsmetoden er også obligatorisk for de dele, tilbehør og forsyninger, der anvendes i disse varer, da de udgør en integreret del af selve avancevarerne. Så selvom du sætter et nyt udstødningsrør på din brugte bil, vil det være en del af marginen gode (bilen).

Varer, der ikke er kvalificeret som marginvarer

Handler du med andre varer end marginvarer? Betyder det, at dine varer ikke er kvalificerede som brugte? Så skal du anvende den individuelle metode, i modsætning til globaliseringsmetoden. Globaliseringsmetoden giver dig mulighed for at udligne negative fortjenstmargener mod positive fortjenstmargener. Dette er dog ikke tilladt med den individuelle metode. Under alle omstændigheder er det fuldt ud muligt at bede de hollandske skattemyndigheder om at ændre metoder, når som helst du mener, at dette vil være det rigtige for dig. Kun i det tilfælde, hvor du er auktionsholder eller mellemmand, der handler på vegne af dig som auktionsholder, må du ikke anvende globaliseringsmetoden. Dette kan skyldes, at en auktionsholder fungerer som mellemled mellem købere og sælgere og dermed ikke kan ses som ejer af genstanden. Du kan også sælge marginvarer med moms. Du kan faktisk vælge at sælge marginvarer med moms. Du kan læse, hvad du skal gøre i din administration under Administrative konsekvenser ved salg under den normale momsordning.

De nøjagtige dokumenter, du skal opbevare i en bestemt tidsramme

Som vi nævnte tidligere, skal du opbevare alle basisdata i din virksomheds administration i en periode på 7 år, for at skattemyndighederne kan kontrollere dataene. Perioden på 7 år starter, når den aktuelle værdi af en vare eller tjeneste udløber. For at kunne forklare, hvad 'aktuel' betyder i denne sammenhæng, kan vi bruge eksemplet med en billeasingkontrakt. Forestil dig, at du leaser en bil i en periode på 3 år. Så længe kontrakten er aktiv, ses varen eller tjenesteydelsen som aktuel. Med opsigelsen af ​​kontrakten bliver varen eller tjenesteydelsen dog ikke længere brugt på det tidspunkt og kvalificeres derfor som udløbet. Det samme gælder situationen, hvor du foretager en sidste betaling for at betale noget (af). Fra det øjeblik skal du gemme data vedrørende denne vare eller tjeneste i 7 på hinanden følgende år, da det er her, opbevaringsperioden faktisk begynder. Du vil selvfølgelig gerne vide, hvilke dokumenter og hvilke data du skal arkivere. Grunddata består generelt af følgende:

• Hovedbogen
• Aktieadministrationen
• Indkøbs- og salgsadministrationen
• Debitor- og kreditoradministrationen
• Lønadministrationen

Ud over de ovennævnte grunddata skal du tage højde for, at du også skal opbevare alle stamdata. Stamdata vedrører emner som oplysninger om dine debitorer og kreditorer og artikelfiler. Bemærk, at alle mutationer i stamdataene skal kunne spores efterfølgende.

Den korrekte måde at opbevare fakturaer på

En vigtig del af opbevaringspligten er den konkrete måde, hvorpå data modtages og opbevares. I henhold til lovbestemmelserne for netop dette emne skal du føre bøger, dokumenter og databærere, der er vigtige for beskatningen, på nøjagtig samme måde, som du har modtaget dem. Så i sin oprindelige tilstand, hvilket betyder den primære registrering af kildedataene. Det betyder, at et digitalt modtaget dokument også skal opbevares digitalt, hvilket kan virke kontraintuitivt i starten, da lagring af data fysisk plejede at være normen i så lang tid. Dette gælder ikke længere. For eksempel skal et tilbud eller en faktura, som du modtager via e-mail, gemmes som en digital fil, da den oprindelige måde, du modtog den på, er digital. I henhold til reglerne om opbevaringspligten må du kun opbevare dette tilbud eller faktura digitalt.

En anden ting, du bør gøre, er at gemme kilden til den fil, du har modtaget, ved siden af ​​at gemme alle digitale filer digitalt. Det er ikke nok blot at gemme selve fakturaen, for skattevæsenet ønsker, at du skal kunne bevise, at fakturaen efter modtagelsen ikke er blevet justeret i hånden af ​​dig. Så du indser dette ved ikke kun at gemme selve fakturaen, men også den e-mail, hvori fakturaen var vedhæftet. Dette gør det muligt for inspektøren at se, at den faktura, du har gemt som PDF- eller Word-fil, virkelig er den samme som den, du oprindeligt har modtaget via e-mail. Dataene i informationssystemet, de såkaldte afledte data, skal kunne spores tilbage til kildedataene. Dette revisionsspor er en vigtig betingelse, når det kommer til digital lagring af administrationen. Du har også lov til at bede dine kunder om legitimation. Hvad der dog ikke er tilladt ifølge GDPR-reglerne er, at denne form for identifikation kopieres og fx opbevares i en administration. Dette er kun tilladt i tilfælde, hvor dette er obligatorisk, såsom når du ansætter en medarbejder, eller folk skal bevise deres identitet for at blive abonnent på (nogle) af de tjenester, du tilbyder.

Den korrekte måde at holde en fysisk administration på

En faktura eller andet dokument, som du modtager med posten på papir, og som skal opbevares, må du faktisk digitalisere og opbevare digitalt ifølge skattevæsenet. Så i bund og grund erstatter du kildefilen, som er fakturaen på papir, med en digital fil. Dette kaldes konvertering. Men husk, at i dette scenarie skal du også beholde den originale fil, som vi nævnte ovenfor, i den juridisk bindende periode. Når du digitaliserer, er der nogle vigtige faktorer, du bør informeres om. Virksomhedsejere digitaliserer ofte ved at scanne fakturaer, tage et foto af dokumenter eller ved at have et digitaliseringsværktøj knyttet til deres regnskabsprogram, som også kaldes 'scan & genkend'. Kun gennem denne sidste måde at digitalisere, er det muligt at digitalisere fakturaer ikke kun lettere, men også efter den korrekte procedure.

I en brochure om opbevaringspligten henviser de hollandske skattemyndigheder til de betingelser, som en ombygning skal opfylde. Det er vigtigt her, at sikkerhedsfunktionerne i det originale dokument ikke går tabt. Det betyder, at du altid opbevarer papirfakturaer fysisk (i papirform) i syv år. Især kontantbetalte kvitteringer er svære for skattemyndighederne at kontrollere for ægthed. På den anden side er der også eksempler på revisionsfirmaer, der har lavet aftaler med skattemyndighederne herom. Eksempelvis har kontorer samlet fået tilladelse til, at alle deres kunder kan opbevare fysiske fakturaer digitalt, så de ikke længere skal have noget på papir. Det er klogt for dig som iværksætter at undersøge dine muligheder og eventuelt tale med skattemyndighederne om dine specifikke ønsker. De er ofte villige til at være fleksible og hjælpe dig på bestemte måder, så længe du holder alt rent, gennemsigtigt og lovligt.

Den rigtige måde at opbevare digitale data på

Der er flere måder at opbevare digitale data på. Den vigtigste betingelse er naturligvis, at dataene skal opbevares i 7 (eller 10) år. Gemmer du alle dine data og arbejder på din egen server? Så dikterer den hollandske skattelovgivning, at du skal have en god sikkerhedskopieringsprocedure, mens du også skal udføre disse sikkerhedskopier konsekvent. Derudover skal disse sikkerhedskopier opbevares et andet sted, end det sted, hvor den digitale administration er placeret. Du kan f.eks. bruge en ekstern harddisk til dette formål. Det er også tilladt og muligt at vælge en cloud-løsning til at gemme dine data. Vidste du, at cloud-baseret regnskabssoftware har mange fordele, såsom følgende: 

• Du og din bogholder eller revisor kan få adgang til dataene fra enhver enhed
• Dine data opbevares sikkert og kan ikke mistes eller beskadiges, hvis en computer eller anden enhed går ned
• Du kan informere dig selv og styre din virksomhed baseret på reelle aktuelle data
• Du kan også linke andre programmer til regnskabssoftwaren

Når du har disse regler i tankerne, er du ret sikker på at opbevare din digitale administration på den rigtige måde. Vi vil skitsere nogle flere interessante detaljer vedrørende en digital administration længere nede.

Ekstra betingelser og krav til digital opbevaring af filer og data

Har du gemt data på gammeldags udstyr? Opbevaringspligten betyder også, at de opbevarede data skal være tilgængelige. Så du skal være i stand til at få adgang til og åbne den originale fil. Det betyder, at fx gammelt udstyr, der giver dig adgang til data, skal bevares, hvis visse digitale filer kun kan konsulteres på denne måde. Du kan tænke på gamle lagermedier, såsom en gammel diskette eller en tidligere Windows-version. Ydermere understøtter de fleste regnskabspakker den såkaldte revisionsfil økonomisk. Revisionsmappen er et uddrag fra hovedbogen. Bemærk dog, at det ikke er tilstrækkeligt kun at opbevare revisionsmappen, fordi den ikke omfatter alle administrative poster. Husk desuden alle elektroniske kommunikationsmidler, såsom din kalender, apps og SMS. Alle beskeder via e-mail, WhatsApp, SMS og endda Facebook bør opbevares i det omfang, de anses for at falde ind under kategorien 'forretningskommunikation'. Ved tilsyn skal disse oplysninger stilles til rådighed i den form, som inspektøren anmoder om. Denne regel gælder også for at holde en digital dagsorden.

Mere om konvertering af papirfil til digital eller lagringsmedie

Under visse betingelser kan du overføre data fra et lagermedie til et andet. For eksempel scanning af et papirdokument eller indholdet af en cd-rom til en USB-stick. Selvfølgelig er der visse betingelser for at kunne gøre dette, som er som følger:

• Konverteringen er udført korrekt og fuldstændigt
• De konverterede data er tilgængelige i hele opbevaringsperioden
• Du er i stand til at gengive dataene og gøre dem læsbare og kontrollerbare inden for rimelig tid

Hvis det lykkes dig at realisere dette, er du ikke længere forpligtet til at opbevare papirdokumenter. Så hvis det lykkes dig at opfylde de førnævnte betingelser, behøver du ikke længere beholde det originale dokument. Dette vil spare dig tid og plads, da du ikke længere har behov for en fysisk administration. Så dybest set vil den digitale version træde i stedet for originalen. I princippet er konvertering mulig for alle dokumenter, med undtagelse af:

1. Balancen
2. Opgørelsen af ​​aktiver og passiver
3. Visse tolddokumenter.

Uden en fysisk administration kan du faktisk spare en masse kontorplads og dig selv masser af ekstra arbejde. Ikke mere at kigge i gamle arkiver eller skoæsker i fyldte skabe. Når man ser på den digitale udvikling gennem de seneste 10 til 20 år, er det klogt at tage skridtet til en fulddigital administration. Det er næsten umuligt nogensinde at miste en fil, der er gemt digitalt, især når du bruger en cloud-baseret løsning. Det er også meget nemmere og hurtigere at sløjfe digitale filer. Hjælp også din revisor. Tal med din revisor i ny og næ, og forsøg at indrette administrationen sådan, at du overholder den lovpligtige opbevaringspligt. Online regnskabsprogrammer giver ikke kun mere kontrollerbare administrationer. Med velbevogtede firewalls og sikre nøgler gemmer gode online regnskabsprogrammer automatisk din administration i skyen. Du kan se det som et digitalt pengeskab, på et sikkert sted, som ingen andre kan få adgang til bortset fra dig og din revisor. Eller: skattevæsenet, når kontrolløren skal tjekke dine bøger.

Intercompany Solutions kan informere dig nærmere om den skattemæssige tilbageholdelsespligt

Som du kan se, er der ret meget forbundet med den skattemæssige tilbageholdelsespligt. Det er klogt altid at holde sig orienteret om den seneste lovgivning vedrørende emnet, så du ved som iværksætter, at du arbejder i overensstemmelse med alle gældende hollandske love. Din revisor bør faktisk informere dig om dette, samt om alle mulighederne for at overholde denne lov på en ordentlig og sikker måde. Hvis du ikke har en revisor og ikke ved, hvordan du skal overholde, eller måske lige har startet din egen virksomhed og er ny inden for sådanne emner: I alle sådanne tilfælde kan du altid kontakte Intercompany Solutions. Vi kan give dig omfattende økonomisk og skattemæssig rådgivning, herunder den bedste måde for dig at holde en ordentlig administration. Vi kan også tilbyde støtte og rådgivning, når det kommer til at betale skat og udarbejde din årlige selvangivelse. Tøv ikke med at kontakte os direkte for mere information.

kilder:

https://www.wolterskluwer.com/nl-nl/expert-insights/fiscale-bewaarplicht-7-punten-waar-je-niet-omheen-kunt

https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/inkomstenbelasting/vraag-en-antwoord/hoe-lang-moet-ik-mijn-financiele-administratie-bewaren

https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/administratie_bewaren/